Manual do usuário · MVP v1.0

Sistema de Gestão de Condomínios

Manual de operação do Portal da Administradora

Destinatário

Empresa administradora de condomínios (cliente)

Versão do sistema

MVP v1.0

Endereço de acesso

https://inteltec.com.br/condom

Fornecedor

Inteltec

Objetivo

Orientar a operação diária do sistema, módulo a módulo

1. Apresentação

O Sistema de Gestão de Condomínios é uma plataforma web para a administração financeira e cadastral de condomínios. Esta versão — MVP v1.0 — cobre o ciclo essencial da administração: cadastrar a estrutura do condomínio e as pessoas, emitir e receber cobranças, controlar despesas, fechar o mês contábil, comunicar os moradores e acompanhar tudo por relatórios e auditoria.

Este manual é dirigido à empresa administradora — o cliente que opera o sistema no dia a dia. Ele descreve, módulo a módulo, o que cada tela faz e como executar as rotinas mais comuns. Não é necessário conhecimento técnico: todas as regras de cálculo (juros, multa, rateio, saldos) são feitas pelo sistema; a administradora informa os dados e o sistema calcula e registra.

2. Primeiros passos

2.1. Acesso e login

O sistema é acessado pelo navegador (Chrome, Edge, Firefox ou Safari atualizados) no endereço:

https://inteltec.com.br/condom

1. Abra o endereço acima. A tela de login será exibida.
2. Informe o e-mail e a senha da sua conta de administradora.
3. Clique em Entrar. O sistema o levará ao Portal da Administradora.
4. Para encerrar a sessão com segurança, use o botão Sair no canto superior direito.

2.2. Papéis e portais

O mesmo sistema atende a três públicos, cada um com um portal próprio. O portal exibido depende do papel da pessoa que fez login:

Uma mesma administradora pode gerenciar vários condomínios. Os dados de cada condomínio são isolados: o que você faz em um condomínio nunca afeta outro.

2.3. O Seletor de Condomínio

No topo do Portal da Administradora há o Seletor de Condomínio. Ele determina sobre qual condomínio você está trabalhando. Toda tela financeira e de estrutura mostra, logo abaixo do título, em qual condomínio você está — essa é a “regra de ouro” do contexto.

• “Todos os condomínios” — visão consolidada. Alguns módulos (como Pessoas) são desta natureza e não dependem de um condomínio específico.
• Um condomínio específico — necessário para Estrutura, Competências, Cobranças, Pagamentos, Despesas, Comunicados e Relatórios. Se você abrir uma dessas telas sem um condomínio selecionado, o sistema pedirá que você escolha um no topo.

Ao lado do seletor há uma busca global, útil para localizar rapidamente pessoas cadastradas.

3. Conceitos essenciais

Entender estes poucos conceitos torna todo o resto do sistema natural.

Competência (o “mês” da gestão)

A competência é o mês de referência da gestão financeira, no formato AAAA-MM (por exemplo, 2026-07). É dentro de uma competência que você gera as cobranças e lança as despesas do mês. Uma competência passa por estados: aberta → em fechamento → fechada. Depois de fechada, o mês fica “congelado” e não aceita mais alterações.

Cobrança, item e saldo

Uma cobrança é o valor a receber de uma unidade em um vencimento. Ela é composta de itens (por exemplo, taxa ordinária, fundo de reserva). O saldo devedor é quanto ainda falta receber — é sempre calculado pelo sistema à medida que pagamentos são alocados.

Fração ideal e rateio

Cada unidade tem uma fração ideal (sua participação no condomínio). Quando uma taxa é rateada por fração, o sistema divide o valor proporcionalmente e distribui os centavos de resíduo de forma justa, garantindo que a soma dos itens seja exatamente igual ao total. Se as frações das unidades não somam 100%, o sistema exibe o aviso “frações inconsistentes” e impede a geração de cobranças até a correção.

Multa, juros e desconto

Os percentuais de multa, juros ao mês e desconto por pontualidade são definidos nos parâmetros de cada condomínio (Configurações). Eles são aplicados automaticamente pelo sistema no momento certo — por exemplo, ao registrar o pagamento de uma cobrança em atraso — e sempre com memória de cálculo.

Centro de cobrança

É a “conta” financeira ligada a uma unidade. Normalmente há um centro principal por unidade. O histórico financeiro segue o centro: se ele for transferido para outra unidade, as cobranças vão junto (útil, por exemplo, quando uma vaga de garagem muda de dono).

Idempotência (reexecutar é seguro)

Operações em lote — como gerar cobranças — são idempotentes: se você executar de novo, o sistema não duplica o que já foi feito. Isso permite reprocessar com tranquilidade após corrigir uma pendência.

Valores em reais

Todos os valores são exibidos no formato brasileiro (R$ 1.234,56). Ao digitar um valor, a máscara preenche da direita para a esquerda, como num aplicativo de banco: digitar 5 resulta em R$ 0,05; digitar 57 resulta em R$ 0,57.

4. Módulo: Visão geral

É a tela inicial do portal. Mostra o contexto atual (um condomínio ou “Todos os condomínios”) e atalhos para os principais fluxos financeiros. Quando o condomínio selecionado tem alguma pendência estrutural — por exemplo, frações inconsistentes — um aviso em faixa aparece aqui, com um atalho para resolver.

5. Módulo: Configurações

Em Administração → Configurações você cadastra novos condomínios e ajusta os dados e parâmetros do condomínio selecionado.

5.1. Cadastrar um novo condomínio

1. Clique em Cadastrar novo condomínio.
2. Informe o nome, o tipo (vertical, horizontal, misto ou comercial), o CNPJ (opcional, 14 dígitos) e o endereço.
3. Clique em Cadastrar condomínio. Ele já fica selecionado no topo, pronto para receber a estrutura.

5.2. Dados e parâmetros do condomínio

Com um condomínio selecionado, você edita seus dados cadastrais e os parâmetros financeiros:

6. Módulo: Estrutura

Em Cadastros → Estrutura você monta a hierarquia física do condomínio selecionado: Blocos → Unidades, e, dentro de cada unidade, seus centros de cobrança e ocupações.

6.1. Blocos e unidades

1. Crie um bloco informando o nome (ex.: Torre A).
2. Dentro do bloco, adicione cada unidade com: identificação (ex.: 101), tipo (apartamento, casa, sala ou loja) e fração ideal (ex.: 0.05).
3. Clique numa unidade para abrir seu painel de detalhe.

6.2. Painel da unidade

O painel lateral da unidade reúne:

• Centros de cobrança — as contas financeiras da unidade. Cada centro pode ser transferido para outra unidade (o histórico financeiro vai junto).
• Ocupações vigentes — quem ocupa a unidade e em que condição.
• Registrar ocupação e Encerrar ocupações.

6.3. Ocupações e o responsável financeiro

Uma ocupação vincula uma pessoa a uma unidade com um tipo: proprietário, inquilino, dependente ou responsável. Uma das ocupações deve ser marcada como responsável financeiro — é quem receberá as cobranças da unidade.

Para excluir um bloco, ele não pode ter unidades vinculadas. A ação é confirmada e não pode ser desfeita.

7. Módulo: Pessoas

Em Cadastros → Pessoas você gerencia o cadastro de pessoas físicas e jurídicas. É um cadastro da administradora (não depende do condomínio selecionado): a mesma pessoa pode ocupar unidades em condomínios diferentes.

7.1. Cadastrar e editar

1. Use Buscar por nome para localizar alguém, ou clique em Cadastrar pessoa.
2. Informe nome, CPF/CNPJ (apenas dígitos, sem pontos ou traços), e-mail e telefone. Só o nome é obrigatório.
3. Clique numa pessoa da lista para abrir o painel, onde você pode editar os dados.

7.2. Criar acesso ao sistema

No painel da pessoa, Criar acesso gera um login (e-mail + senha provisória de no mínimo 8 caracteres) para que ela entre no sistema. As permissões (papéis) — por exemplo, tornar alguém síndico — são atribuídas em seguida pelo administrador.

7.3. LGPD: exportar e anonimizar

O sistema oferece dois recursos de proteção de dados no painel da pessoa:

• Exportar dados (JSON) — baixa um arquivo com todos os dados pessoais registrados, para atender a pedidos de portabilidade/acesso.
• Anonimizar pessoa — remove os dados pessoais de forma irreversível, preservando o histórico financeiro de forma anônima. Só é possível quando a pessoa não tem vínculos ativos. Para confirmar, é preciso digitar o nome da pessoa.

8. Módulo: Financeiro

O coração do sistema. Reúne Competências, Cobranças, Pagamentos e Despesas. Todos operam sobre o condomínio selecionado no topo.

8.1. Competências

Aqui você abre o mês, gera as cobranças em lote e, ao final, fecha a competência.

Criar a competência

Informe a referência (AAAA-MM) e clique em Criar competência. Ela nasce aberta.

Gerar cobranças em lote

1. Na linha da competência aberta, clique em Gerar cobranças.
2. O sistema mostra quantas taxas recorrentes vigentes serão consideradas e alerta sobre bloqueios (ex.: frações inconsistentes).
3. Confirme em Gerar cobranças. Ao final, aparece um relatório em três blocos:
   • Emitidas — quantidade e valor total das cobranças criadas.
   • Já geradas (ignoradas) — cobranças que já existiam e não foram duplicadas (idempotência).
   • Pendências — o que ficou de fora e por quê (ex.: unidade sem responsável financeiro), com atalho para resolver.

Fechar a competência

Fechar o mês congela o balancete (gera um retrato imutável) e bloqueia novas emissões e novos lançamentos de despesa naquele mês.

1. Clique em Fechar na competência.
2. Se houver pendências que impedem o fechamento (ex.: despesas em aberto), o sistema as lista em faixa e não deixa fechar até resolvê-las.
3. Para confirmar, digite a referência do mês (ex.: 2026-07). É uma trava de segurança para uma ação sem volta.

8.2. Cobranças

Lista todas as cobranças do condomínio, com filtro por status (emitida, parcialmente paga, paga, vencida, cancelada, renegociada). Os filtros ficam no endereço da página, então você pode compartilhar um link já filtrado.

Clique numa cobrança para abrir o painel de detalhe, que mostra:

• Valor total e saldo devedor (sempre calculados pelo sistema).
• Os itens da cobrança, cada um com sua memória de cálculo (clique em “memória” para ver a decomposição — rateio, juros, etc.).
• Cancelar cobrança — disponível apenas para cobranças emitidas ou vencidas, exige uma justificativa (mínimo 10 caracteres) que fica auditada.

8.3. Pagamentos

Registrar um pagamento e alocá-lo às cobranças é um fluxo de duas etapas.

Etapa 1 — Registrar o pagamento

1. Informe o valor recebido (máscara em centavos).
2. Escolha o meio (pix, transferência, boleto, dinheiro ou outro) e a data do pagamento (não pode ser futura).
3. Clique em Registrar pagamento.

Etapa 2 — Alocar em cobranças

1. O sistema mostra as cobranças em aberto do condomínio. Marque as que este pagamento quita e ajuste o valor a alocar em cada uma.
2. Clique em Confirmar alocação. O sistema calcula multa, juros e a ordem de imputação (primeiro multa, depois juros, por fim o principal) e mostra a baixa confirmada com a memória de cálculo de cada cobrança.
3. Se sobrar valor, o saldo não alocado fica destacado e registrado no pagamento — você pode alocá-lo depois.

8.4. Despesas

Duas partes: o plano de contas e os lançamentos por competência.

Plano de contas

É a estrutura de contas contábeis (receita/despesa), organizada por código hierárquico. Crie a conta-pai (ex.: 2) antes das filhas (ex.: 2.11). O condomínio já nasce com um modelo de plano de contas que você pode ajustar.

Lançar e controlar despesas

1. Escolha a competência e clique em Lançar despesa.
2. Informe a conta contábil, a descrição, o valor e o vencimento.
3. Clique numa despesa para abrir seu painel, onde você pode editar, marcar como paga ou cancelar.

9. Módulo: Comunicados

Em Comunicação → Comunicados você redige, pré-visualiza os destinatários e publica avisos aos moradores do condomínio selecionado.

1. Redigir: informe título, corpo e o público-alvo (todos, proprietários, inquilinos, moradores ou um bloco específico).
2. Pré-visualizar destinatários: o sistema mostra quantas pessoas seriam atingidas, quantas receberão por e-mail e quantas estão sem e-mail (pendência).
3. Salvar rascunho: o comunicado fica como rascunho, ainda editável.
4. Abra o rascunho e clique em Publicar comunicado.

10. Módulo: Relatórios (Balancete)

Em Acompanhamento → Relatórios você consulta o balancete de uma competência. Ele é derivado das cobranças, pagamentos e despesas:

• Enquanto a competência está aberta, o balancete é uma projeção ao vivo — muda conforme você lança fatos.
• Quando a competência é fechada, o balancete vira um retrato congelado (imutável) daquele mês.

O balancete traz os totais de receitas emitidas, receitas recebidas, inadimplência e despesas pagas, além das despesas por conta contábil.

11. Módulo: Auditoria

Em Acompanhamento → Auditoria você consulta o histórico de alterações de qualquer entidade do sistema — quem mudou o quê e quando.

1. Escolha o tipo de entidade (condomínio, unidade, pessoa, cobrança, pagamento, despesa, comunicado, etc.).
2. Cole o identificador (UUID) da entidade e clique em Consultar.
3. O sistema lista cada registro com data, ação, autor e, quando houver, as alterações no formato de → para.

12. A rotina mensal recomendada

Um roteiro típico de um mês de gestão, reunindo os módulos na ordem prática:

13. Os portais do Síndico e do Morador

Além do seu portal, a administradora provisiona acessos para síndicos e moradores. Vale conhecer o que cada um vê, para orientá-los.

Portal do Síndico

Voltado ao acompanhamento e à transparência. O síndico do condomínio pode:

• Ver o início com o panorama do condomínio;
• Consultar cobranças (somente leitura) e despesas;
• Publicar comunicados aos moradores;
• Consultar relatórios (balancete) e auditoria.

O síndico não gera cobranças nem registra pagamentos — essas operações são da administradora.

Portal do Morador

Desenhado para o celular. O morador acessa apenas os próprios dados:

• Minhas cobranças — as cobranças da sua unidade, com saldo e memória de cálculo em linguagem simples;
• Comunicados — os avisos que recebeu;
• Minha unidade — dados da unidade e ocupação;
• Meu perfil — seus dados de contato.

14. Ações irreversíveis (atenção)

Estas ações não podem ser desfeitas. O sistema sempre pede uma confirmação explícita — algumas exigem digitar um texto de confirmação.

15. Mensagens comuns e solução de problemas

16. Glossário

17. O que o MVP faz — e o que vem depois

Esta versão MVP v1.0 entrega o núcleo da administração condominial:

• Cadastro de condomínios, blocos, unidades, centros de cobrança e ocupações;
• Cadastro de pessoas e acessos, com recursos de LGPD (exportar e anonimizar);
• Ciclo financeiro completo: competências, geração de cobranças, pagamentos e alocações, despesas e fechamento com balancete;
• Comunicados com entrega por e-mail;
• Relatório de balancete e auditoria de alterações.

Estão planejados para fases seguintes (1.1+), e ainda não fazem parte desta versão:

• Reservas de áreas comuns; medidores e leituras (água/gás); assembleias;
• Cadastro de fornecedores e contratos; integração bancária (boletos/PIX automáticos);
• Notificações por push/WhatsApp; simulação de baixa antes de confirmar o pagamento.